Przechowywanie dokumentów firmowych

Przechowalnia mebli na czas remontu

Instytucje, firmy i przedsiębiorstwa często decydują się na to, by przechowywać dokumentację w swojej siedzibie. O ile firma jest niewielka, może się to okazać dobrym rozwiązaniem, ponieważ wszystko jest pod ręką. Jeśli jednak archiwów jest bardzo dużo, ich przechowywanie na miejscu może stać się uciążliwe i generować nowe koszty związane z wykorzystaniem powierzchni oraz utrzymaniem dokumentów w dobrym stanie. Wówczas warto zgłosić się do wyspecjalizowanej instytucji, która przetransportuje archiwa oraz zajmie się ich przechowaniem. Z pewnością zaoszczędzimy w ten sposób nie tylko miejsce, lecz także i czas.

Przechowywanie dokumentów w zewnętrznym archiwum

W przypadku przechowywania dokumentów, należy mieć świadomość licznych regulacji prawnych i organizacyjnych. Istnieją materiały takie jak: dokumenty księgowe, podatkowe, płacowe, medyczne czy kadrowe, które podlegają przepisom dotyczącym czasu ich przechowywania. Okres ten może wynosić wiele lat. Co więcej, przechowywanie archiwów wiąże się również z ochroną danych, która powinna być priorytetem dla każdej firmy. Niestety nie zawsze firma zatrudnia wykwalifikowanych archiwistów oraz nieczęsto dysponuje odpowiednimi pomieszczeniami, w których można by odpowiednio zabezpieczyć dokumentację. Dlatego też warto zgłosić się do odpowiedniej firmy, aby uniknąć ryzyka utraty dokumentów, ich kradzieży bądź szkody wywołanej pożarem lub zalaniem. Przechowywanie materiałów firmowych w zewnętrznym archiwum gwarantuje ich ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych. Jednocześnie zleceniodawca posiada stały dostęp do danych dzięki platformom online. 

Przewóz dokumentów w nowe miejsce

Pomoc specjalistycznej firmy może okazać się przydatna także i wtedy, gdy zmieniamy siedzibę przedsiębiorstwa. Dokumenty najczęściej gromadzone są przez lata, więc nie przechowuje się ich w sposób przypadkowy. Muszą one być dobrze oznaczone, zapakowane i posortowane według przyjętego klucza. Jednakże transport archiwów wymaga ich ponownego wypakowania i ułożenia w sposób ułatwiający przewóz. Profesjonalne oznaczenie jest niezbędne, by prawidłowo uporządkować dokumenty w nowym miejscu, dlatego też dobrze jest skorzystać z pomocy profesjonalistów.

Relokacja dokumentów jest procesem złożonym, na który składa się m.in. przygotowanie materiałów do transportu; zgodne z wytycznymi zabezpieczenie ich i zapakowanie do kartonowych pudeł; przeniesienie kartonów przez pracowników firmy transportowej do samochodów, bezpieczny przejazd do nowej siedziby, wypakowanie dokumentów i stworzenie topografii ich przechowywania w nowym archiwum. Firma przewozowa gwarantuje bezpieczeństwo relokowanych materiałów i sprawną realizację zadania, co w przypadku funkcjonowania firmy może okazać się niezwykle istotne.

Od czego zależy cena?

Cena usługi najczęściej zależy od m.in. ilości dokumentów, które trzeba przetransportować do nowego miejsca; warunków logistycznych, takich jak obecność wind czy możliwość zaparkowania samochodu blisko wejścia oraz odległości pomiędzy nową a starą siedzibą. Firma przewozowa przeprowadza początkowo wywiad, podczas którego szacowane są odpowiednie koszty relokacji materiałów.